Ik was bij een presentatie van Martine Baadenhuijsen (allinclusiveatwork.nl). Zij is blind en vertelde hoe vaak ze e-mailhandtekeningen tegenkomt die niet toegankelijk zijn.
Denk even aan jouw eigen handtekening. Staat daar een afbeelding in? Een bedrijfslogo of een profielfoto? Dan is de kans groot dat die afbeelding geen alternatieve tekst heeft.
En weet je wat een schermlezer dan voorleest?
”signature_1293438474”
Daar word je niet wijzer van. En dit komt dagelijks voor – bij elke e-mail die je verstuurt.
Wat gaat er mis in e-mailhandtekeningen?
De meeste e-mailhandtekeningen zijn opgebouwd als een kleine HTML-pagina, vaak met tabellen, afbeeldingen en links. Dat levert een aantal veelvoorkomende problemen op:
- Afbeeldingen zonder alt-tekst. Logo’s, profielfoto’s en banners die geen alternatieve tekst hebben. Een schermlezer leest dan de bestandsnaam voor of slaat de afbeelding over.
- Tekst als afbeelding. Soms wordt de hele handtekening als een afbeelding ingevoegd. Alle informatie – naam, functie, telefoonnummer – is dan ontoegankelijk.
- Onnodig complexe tabelstructuur. E-mailhandtekeningen worden vaak in geneste tabellen opgemaakt voor de layout. Een schermlezer leest die tabelstructuur voor, wat de handtekening onnodig verwarrend maakt.
- Links zonder duidelijk doel. Iconen voor LinkedIn, Twitter of Instagram zonder tekst of alt-tekst. Een schermlezer zegt dan alleen “link” of leest de volledige URL voor.
Zo maak je het toegankelijk
In Outlook
- Ga naar Instellingen en dan Handtekeningen
- Selecteer je handtekening en klik op Bewerken
- Klik met de rechtermuisknop op de afbeelding en kies Alternatieve tekst bewerken
- Voeg een duidelijke beschrijving toe. Bij logo’s neem je de volledige zichtbare tekst op. Bij een profielfoto: je naam is voldoende
- Klik op Bewaren
In Gmail
- Ga naar Instellingen (tandwielpictogram) en dan Alle instellingen bekijken
- Scroll naar het gedeelte Handtekening
- Klik op de afbeelding in je handtekening
- Er verschijnt een optie om alt-tekst toe te voegen – vul die in
- Sla de instellingen op
Algemene tips
- Gebruik echte tekst voor je naam, functie en contactgegevens. Niet als afbeelding.
- Geef social media-iconen een alt-tekst die de bestemming beschrijft: “LinkedIn-profiel van [naam]” of “Volg ons op Instagram”.
- Houd het simpel. Hoe minder afbeeldingen en tabellen in je handtekening, hoe beter de toegankelijkheid. Een handtekening in platte tekst met een paar links is vaak de beste optie.
- Test met een schermlezer. Stuur een testmail naar jezelf en lees je handtekening voor met VoiceOver (Mac) of NVDA (Windows). Klinkt het logisch?
Met een paar minuten werk maak je elke e-mail die je verstuurt een stukje toegankelijker. En als je bedenkt hoeveel e-mails je per dag verstuurt, is de impact groter dan je denkt.